Conditions générales d’hébergement de données dans le cadre de la Réglementation Générale de Protection des Données entrant en vigueur le 25 mai 2018.
Article 1. Contexte et Objet
Le Client, responsable de traitement, a souscrit à un ou plusieurs services auprès d’HATEMIS, dans le cadre des Conditions Générales HATEMIS ou dans le cadre d’un contrat particulier.
Le Client héberge des données à caractère personnel sur les serveurs d’HATEMIS ce qui donne à HATEMIS le statut, conformément à la doctrine de la CNIL, de sous-traitant.
Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données »).
Il est rappelé? que dans le cadre de sa relation commerciale avec le Responsable de Traitement, HATEMIS se limite à fournir de l’espace d’hébergement et n’intervient jamais directement sur les données à caractère personnel du client, en ce sens qu’en aucun cas HATEMIS ne manipulera les données à caractère personnel du client, en dehors de leur stockage et de leur sauvegarde, et, pour ce dernier cas, sous réserve que le Client ait souscrite à l’option « sauvegarde ».
En sa qualité? d’hébergeur, HATEMIS n’a pas d’obligation générale de surveillance du contenu qu’il héberge et, sauf souscription à un service particulier, ignore donc si ses clients hébergent des données à caractère personnel sur ses services.
Article 2. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Le sous-traitant est autorisé? à héberger et, sous réserve de la souscription à ce service, la sauvegarde, pour le compte du responsable de traitement, les données à caractère personnel qu’il a déclaré? dans le cadre du formulaire de déclaration.
La nature des opérations réalisées sur les données est l’hébergement des données et, sous réserve de la souscription à ce service, la sauvegarde des données.
La ou les finalité?(s) du traitement est ignorée par le Sous-traitant, conformément à l’article 6-1-2 de la loi n°2004- 575 du 21 juin 2004. Le Responsable du traitement peut toutefois, sous réserve de la mise en place d’un service distinct, porter à la connaissance les données à caractère personnel qu’il héberge sur les serveurs d’HATEMIS.
Les données à caractère personnel traitées sont ignorées par le sous-traitant, conformément à l’article 6-1-2 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004. Le Responsable du Traitement peut toutefois, sous réserve de la mise en place d’un service distinct, porter à la connaissance les données à caractère personnel qu’il héberge sur les serveurs d’HATEMIS.
Les catégories de personnes concernées sont ignorées par le sous-traitant, conformément à l’article 6-1-2 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004. Le responsable du traitement peut toutefois, sous réserve de la mise en place d’un service distinct, porter à la connaissance les données à caractère personnel qu’il héberge sur les serveurs d’HATEMIS.
Article 3. Durée du contrat
Les présentes conditions générales d’hébergement de données à caractère personnel entrent en vigueur à compter du 25 mai 2018.
Article 4. Obligations du sous-traitant vis-a?-vis du responsable de traitement
Le sous-traitant s’engage à :
1. Traiter les données uniquement pour la seule finalité? qui fait/font l’objet de la sous-traitance, à savoir héberger les données étant entendu que le sous-traitant n’effectue aucune action sur les données à caractère personnel du responsable du traitement en dehors de leur hébergement sur ses serveurs, qu’il s’agisse des serveurs de production et/ ou des serveurs de sauvegarde, sous réserve que le responsable de traitement ait souscrit à la sauvegarde pour ce dernier cas.
2. Traiter les données conformément aux services souscrits par le Client. Si le sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si le sous- traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerne? interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
3. Garantir la confidentialité? des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat (dans la mesure ou? le responsable du traitement ne rend pas son hébergement accessible à des tiers non autorise? et veille à ce que les mesures de sécurité? permettant la confidentialité? soient prises, puisque le client a un total accès sur les données à caractère personnel hébergées par HATEMIS).
4. Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
-> S’engagent à respecter la confidentialité? ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité?
-> Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel
5. Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
Article 5. Sous-traitance
Le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de tout changement envisage? concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants.
Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité? et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance.
Le responsable de traitement dispose d’un délai maximum de 15 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections.
Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.
Article 6. Droit d’information des personnes concernées
Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.
Article 7. Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité? des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à l’adresse indique? par le Client au moment de la souscription aux services.
Article 8. Notification des violations de données à caractère personnel
Le sous-traitant notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et par email à l’adresse indiquée par le client au moment de la souscription des services.
Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité? de contrôle compétente.
La notification contient au moins :
• La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
• Le nom et les coordonnées du délègue? à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
• La description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel;
• La description des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Si, et dans la mesure ou? il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.
Le responsable du traitement assume la communication auprès des personnes concernées des violations des données à caractère personnel. Il est rappelé? que le sous- traitant n’a pas connaissance des données à caractère personnel qu’il héberge et qu’il n’est donc pas susceptible de déterminer si une violation des données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé? pour les droits et libertés d’une personne physique.
Article 9. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations
Le sous-traitant communiquera au responsable de traitement la documentation pertinente pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données par ce dernier, s’agissant uniquement des aspects dont le sous- traitant à la charge, c’est-a?-dire, pour le sous-traitant, l’hébergement des données.
Le sous-traitant aide dans la mesure du possible et raisonnablement le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité? de contrôle en fournissant la documentation nécessaire.
Article 10. Mesures de sécurité?
Le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité? suivantes :
• Classification et contrôle du patrimoine informationnel : Désignation des propriétaires de l’information, de la classification de chaque information, des règles de sécurité? associées à chaque classe d’information et de l’inventaire.
• Sécurité? du personnel : HATEMIS a élaboré? un plan de sensibilisation à la sécurité?, destine? à l’ensemble des collaborateurs et adapte? à la fonction de chacun. Par ailleurs, l’Equipe sécurité? d’HATEMIS sensibilise l’ensemble du personnel afin que chacun prenne conscience de sa responsabilité? dans le processus d’amélioration de la sécurité?.
• La politique de sécurité? logique d’HATEMIS est fondée sur un ensemble de principes fondamentaux appliqués au sein de nos infrastructures. Ces principes étant :
o Tout ce qui n’est pas explicitement autorise? est interdit,
o Il n’y a jamais de connexion directe entre le(les) réseau(x) protégés et interne(firewall),
o Les équipements connectés sur le réseau interne sont « invisibles » d’internet,
o Les communications privées entre les différents sites à travers un réseau externe (ie. non gère? par HATEMIS) sont protégées (par exemple via un VPN),
• L’accès aux services est opérationnel en permanence : Tous les matériels (climatiseurs, panneaux électriques…) utilisés par HATEMIS (hors routeurs dont la disponibilité? est assurée par une politique de redondance + spare) font l’objet d’un contrat de maintenance 7j/7 24h/24 avec dépannage sous 4h auprès du constructeur ou de son représentant agrée?. De plus, afin d’assurer la meilleure disponibilité? des services mutualisés critiques (réseau, DNS, …), HATEMIS met en place une infrastructure complétement redondée pour ceux-ci. Certains services bénéficient même de la fonctionnalité? de répartition de charge afin de limiter les goulots d’étranglement et la congestion du réseau. HATEMIS met actuellement en œuvre les mesures de sécurité? prévues par le code de conduite CISPE.
Il est rappelé? que dans le cadre de la prestation d’hébergement, le responsable du traitement décide lui-même de la politique de sécurité? à laquelle il souscrit et qui peut être plus ou moins entendue selon les options choisies (et notamment souscription à un firewall, etc.). Les mesures d’HATEMIS ne se substituent pas aux mesures de sécurité? que doit prendre le responsable de traitement pour les traitements de données à caractère personnel afin de s’assurer de la conformité? de ses traitements au RGPD.
Article 11. Sort des données à l’issue de la relation commerciale
Le sort des données à la fin de la relation contractuelle entre Hatemis et le Client est précise? aux conditions générales HATEMIS.
Article 12. Délégué? à la protection des données
Les coordonnées du DPO sont accessibles sur le site internet https://www.hatemis.fr.
Article 13. Documentation
Le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations, dans la limite du rôle du sous-traitant, à savoir l’hébergement des données du responsable du traitement.
Article 14. Obligations du responsable de traitement vis-a?-vis du sous-traitant
Le responsable de traitement s’engage à :
1. Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le sous-traitant.
2. Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du sous-traitant ;
3. Superviser le traitement auprès du sous-traitant conformément au Contrat.
Article 15. Portée des conditions générales d’échange de données
Les présentes conditions générales d’hébergement de données à caractère personnel dans le cadre du Règlement général de protection des données entrant en vigueur le 25 mai 2018 et les Conditions Générales HATEMIS ou le contrat particulier conclu avec le Client forment un document contractuel unique.
Toutes les stipulations des Conditions Générales HATEMIS ou du contrat particulier auxquelles les présentes Conditions Générales d’hébergement de données à caractère personnel ne déroge pas ou non contradictoires avec les termes des Conditions Générales d’hébergement de données à caractère personnel demeurent pleinement applicables entre les parties. En cas de divergence entre les Conditions Générales HATEMIS et les présents Conditions Générales d’hébergement de données à caractère personnel, les présentes Conditions Générales d’hébergement de données à caractère personnel prévaudront à compter de leur date d’entrée en vigueur.
Si l’une des stipulations des conditions générales d’hébergement de données à caractère personnel s’avérait nulle, au regard d’une règle de droit en vigueur ou d’une décision judiciaire devenue définitive, elle serait réputée non écrite, sans pour autant entrainer la nullité? des présentes conditions générales d’hébergement de données à caractère personnel ni altérer la validité? de ses autres dispositions